pdf 편집 방법 초보자도 실수 없이 하는 순서
얼마 전 중고차를 알아보는 지인이 차량 점검 기록을 PDF로 받아 왔는데, 한 장은 옆으로 누워 있고 여러 장의 서류가 따로 저장돼 있었다. 파일을 열어 글자를 고치려다가 선택조차 안 되자 난감해하기도 했다. PDF는 겉으로는 똑같아 보여도 글자를 수정할 수 있는 파일과 종이를 촬영하거나 스캔한 파일의 편집 방법이 다르다. 먼저 파일 상태를 확인하면 불필요하게 프로그램을 바꾸거나 문서를 다시 만들 일이 줄어든다.
글자가 선택되는지부터 확인하기
PDF를 열고 문장 한 줄을 마우스로 드래그해 보자. 글자 단위로 선택되고 복사가 된다면 텍스트 정보가 들어 있을 가능성이 크다. 반면 페이지 전체가 한 장의 사진처럼 잡히면 스캔본일 수 있다. 다만 글자가 선택된다고 해서 원본 문서처럼 자유롭게 수정할 수 있다는 뜻은 아니다. PDF에는 글꼴과 글자 위치가 고정돼 있어 몇 글자만 바꿔도 줄 간격이나 표의 칸이 어긋날 수 있다.
편집 전에 원본 파일을 복사해 두는 습관도 중요하다. 예를 들어 차량 매매계약서에 적힌 전화번호를 가리고 공유하려는 경우와, 본인이 만든 정비 내역표의 오타를 고치려는 경우는 작업 방식이 다르다. 전자는 안전하게 가리는 기능이 필요하고, 후자는 원본 문서에서 수정한 뒤 PDF로 다시 저장하는 편이 모양을 유지하기 쉽다.
글자 수정과 메모 추가는 구분해서 작업하기
PDF의 문장을 실제로 바꿔야 한다면 PDF 편집 프로그램에서 ‘텍스트 편집’ 기능을 찾는다. 수정할 부분을 클릭했을 때 글자 상자와 커서가 나타나는지 확인하고, 먼저 짧은 문장 하나만 고쳐 저장해 보자. 저장한 파일을 다시 열어 한글이 깨지거나 다른 줄로 밀리지 않았는지 확인하면 된다. 원본을 만든 워드프로세서 파일이 있다면 그 파일에서 수정하고 PDF를 새로 만드는 방법이 더 안정적이다.
계약서를 검토하면서 의견만 남기고 싶다면 본문을 건드릴 필요가 없다. 형광펜, 메모, 텍스트 상자 같은 주석 기능을 쓰면 된다. 예컨대 자동차 보험 약관에서 자기부담금 항목에 표시를 하고 질문을 적어 둘 수 있다. 다만 주석은 문서 내용 자체를 바꾸는 기능이 아니다. 상대방에게 최종본을 보낼 때는 메모가 포함돼도 되는지 확인하고, 필요하다면 주석 없는 사본을 따로 저장하는 게 좋다.
스캔한 PDF는 문자 인식이 필요할 수 있다
정비소에서 받은 종이 영수증을 스캔한 PDF라면 글자 수정 도구로는 내용이 잡히지 않는다. 이때 쓰는 기능이 OCR, 즉 문자 인식이다. 프로그램이 사진 속 글자를 읽어 검색하거나 복사할 수 있는 문자로 바꿔 준다. 하지만 인식 결과가 원래 종이의 내용을 자동으로 바로잡아 주는 것은 아니다.
자동차 서류에는 숫자와 영문이 섞여 있어 특히 검토가 필요하다. 차량번호의 0과 O, 주행거리의 1과 7, 금액의 쉼표가 잘못 읽히면 의미가 크게 달라진다. OCR을 실행한 뒤에는 차량번호, 날짜, 주행거리, 금액부터 원본 이미지와 대조하자. 글자를 직접 수정하기 어려운 스캔본이라면 새 문서에 정확한 내용을 작성하고 원본 스캔본을 함께 보관하는 방법도 있다. 공식 증빙 서류의 내용을 임의로 고쳐 제출해서는 안 된다.
페이지를 묶고 가릴 때 확인할 것
여러 PDF를 하나로 합치거나 페이지를 회전·삭제하는 작업은 문장 수정과 별개다. 차량 관련 서류를 한 파일로 보낼 때는 계약서, 성능·상태 점검 기록부, 보험 관련 서류처럼 읽는 순서에 맞춰 합치면 확인하기 편하다. 합친 직후에는 전체 페이지 수와 순서를 살피고, 회전한 페이지의 글자가 잘 보이는지 확인하자. 페이지를 삭제할 때도 뒷면에 중요한 안내나 서명이 없는지 먼저 봐야 한다.
주민등록번호나 주소를 가려야 한다면 검은 사각형을 얹는 것만으로는 부족할 수 있다. 화면에서는 가려져 보여도 아래 글자가 복사되거나 검색될 수 있기 때문이다. 민감한 정보를 제거하는 ‘가리기’ 또는 ‘비식별 처리’ 기능을 사용하고, 저장 후 해당 부분을 드래그하거나 검색해 원문이 남아 있는지 확인하자. 온라인 편집 서비스에 파일을 올릴 때는 차량 소유자 정보와 연락처가 들어 있는지 먼저 확인하는 편이 안전하다.
작업이 끝나면 파일을 닫았다가 다시 열어 글자, 페이지 순서, 가린 정보, 서명 표시를 확인한다. 이미 전자서명된 PDF는 내용을 수정하면 서명 검증 상태가 달라질 수 있으므로, 서명 전 최종본을 확정하는 순서가 좋다. PDF 편집은 도구의 버튼을 많이 아는 것보다 문서가 어떤 상태인지 판단하고 수정 후 결과를 직접 확인하는 과정이 더 중요하다.
