워드 목차 생성 방법을 쉽게 익히는 순서

얼마 전 차량 점검 보고서를 읽다가 목차의 페이지 번호가 본문과 맞지 않아 필요한 항목을 한참 찾았습니다. 워드에서 문서를 수정하며 목차를 손으로 고치면 이런 일이 생기기 쉽습니다. 자동 목차를 쓰면 제목과 페이지 번호를 다시 불러올 수 있는데, 먼저 본문 제목에 워드의 ‘제목 스타일’을 적용해야 합니다.

목차를 만들기 전에 제목 스타일을 지정하세요

워드의 자동 목차는 글씨가 크거나 굵은 문장을 눈으로 골라 담지 않습니다. 각 문단에 지정된 제목 스타일을 읽습니다. 따라서 제목처럼 보이게 글자 크기만 키운 문장은 목차에서 빠질 수 있습니다. 마이크로소프트 지원 안내에서도 목차에 항목이 누락될 때 제목 스타일 적용 여부를 먼저 확인하도록 설명합니다.

먼저 목차에 넣을 문장에 커서를 놓고 ‘홈’ 탭의 ‘스타일’에서 ‘제목 1’을 선택합니다. 하위 항목에는 ‘제목 2’, 그 아래 단계에는 ‘제목 3’을 적용하면 됩니다. 예를 들어 자동차 관리 보고서라면 ‘엔진오일 점검’은 제목 1, 그 아래의 ‘교환 주기’와 ‘오일량 확인’은 제목 2로 둘 수 있습니다. 같은 단계의 항목에는 같은 수준을 지정해야 목차 들여쓰기도 일정해집니다.

문서 맨 위의 큰 제목에 적용하는 ‘제목’ 스타일과 목차의 장을 구분하는 ‘제목 1’은 이름이 비슷해 헷갈리기 쉽습니다. 본문의 장 제목이 목차에 나오지 않는다면 해당 문단에 ‘제목 1’이 적용됐는지 확인하세요. 목차에 넣을 문장마다 한 번씩 지정해야 하므로, 긴 문서라면 본문을 쓰면서 스타일을 적용하는 편이 편합니다.

참조 탭에서 자동 목차를 삽입합니다

제목 스타일을 지정했다면 목차를 놓을 위치를 클릭합니다. 보통 표지 다음이나 본문이 시작되기 전 페이지를 사용합니다. 이어서 ‘참조’ 탭에서 ‘목차’를 열고 ‘자동 목차’ 형식 중 하나를 선택하면 제목과 페이지 번호가 들어간 목차가 만들어집니다. 워드 버전이나 화면 크기에 따라 메뉴 표시는 조금 다를 수 있지만, 데스크톱 워드에서는 ‘참조’ 탭을 찾으면 됩니다.

여기서 ‘수동 목차’를 고르면 모양은 비슷해도 제목을 자동으로 가져오거나 변경 내용을 같은 방식으로 갱신할 수 없습니다. 앞으로 문장을 추가하거나 순서를 바꿀 문서라면 자동 목차가 훨씬 수월합니다. 삽입 직후에는 제목 1부터 제목 3까지 의도한 순서로 나오는지 훑어보세요. 예상보다 항목이 많다면 본문의 일반 문장에 제목 스타일이 적용됐을 가능성도 있습니다.

표시 수준과 점선은 문서에 맞게 바꿀 수 있습니다

목차가 너무 길면 작은 소제목까지 모두 보여줄 필요는 없습니다. ‘참조’ 탭의 ‘목차’에서 ‘사용자 지정 목차’를 열면 표시할 제목 수준을 조절할 수 있습니다. 예컨대 제목 1과 제목 2만 보여주면 큰 장과 주요 항목이 드러나고, 제목 3까지 포함하면 세부 항목을 찾기 쉬워집니다. 페이지가 적은 안내문은 2단계 정도가 읽기 편하고, 내용이 많은 매뉴얼은 3단계가 유용할 수 있습니다.

같은 설정 화면에서 페이지 번호 표시, 번호의 오른쪽 맞춤, 제목과 번호 사이의 점선도 조정할 수 있습니다. 목차의 글꼴을 바꾸고 싶다면 목차 문장을 하나씩 수정하기보다 목차 스타일을 수정하는 편이 안정적입니다. 손으로 바꾼 글자 모양은 목차를 갱신할 때 기대와 다르게 보일 수 있기 때문입니다. 설정을 바꾼 뒤에는 첫 페이지의 목차가 지나치게 빽빽하지 않은지도 함께 확인해 두면 좋습니다.

본문을 고친 뒤에는 목차도 업데이트하세요

자동 목차라고 해서 본문을 수정하는 순간마다 화면의 목차가 늘 즉시 바뀌는 것은 아닙니다. 목차를 클릭한 뒤 ‘목차 업데이트’를 선택하거나, 목차에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 업데이트 메뉴를 실행합니다. 선택지가 나타나면 무엇을 바꿨는지에 따라 고르면 됩니다.

• 본문 길이만 달라져 페이지가 밀렸다면 ‘페이지 번호만 업데이트’를 선택합니다.
• 제목 문구를 고치거나 새 장을 추가했다면 ‘전체 목차 업데이트’를 선택합니다.

예를 들어 ‘타이어 상태 확인’을 ‘타이어 마모와 공기압 확인’으로 바꿨다면 전체 목차를 업데이트해야 새 문구가 반영됩니다. 페이지 번호만 갱신하면 기존 제목이 그대로 남을 수 있습니다. 출력하거나 PDF로 저장하기 직전에 한 번 더 업데이트하면 본문과 목차가 어긋날 가능성을 줄일 수 있습니다.

목차가 비거나 항목이 이상할 때 확인할 곳

목차에 ‘항목을 찾을 수 없다’는 취지의 문구가 나오거나 일부 제목이 빠졌다면, 빠진 문장에 제목 1·제목 2 같은 스타일이 적용됐는지 살펴봅니다. 반대로 본문 설명이나 표 제목까지 목차에 나타난다면 그 문단에 제목 스타일이 잘못 적용됐을 수 있습니다. 스타일을 바로잡은 다음 전체 목차를 업데이트하면 됩니다.

제목은 나오는데 계층이 어색하다면 수준을 비교해 보세요. 큰 장을 제목 2로, 그 아래 소항목을 제목 1로 지정하면 목차에서 순서가 뒤집힌 듯 보입니다. 제목의 글자 크기보다 스타일 이름을 기준으로 확인하는 것이 빠릅니다. 워드 목차 생성 방법은 결국 제목 수준을 일관되게 지정하고, 수정 뒤에 알맞은 범위로 업데이트하는 과정입니다. 이 두 습관만 익혀도 긴 정비 기록이나 업무 보고서에서 필요한 내용을 찾기가 훨씬 편해집니다.