워드 목차 편집방법 제목부터 페이지 번호까지 고치는 법

얼마 전 긴 보고서를 손보다가 본문 제목을 바꿨는데, 앞쪽 목차에는 예전 제목이 그대로 남아 있는 걸 봤습니다. 페이지 번호도 몇 군데 어긋나 있었고요. 워드의 자동 목차는 본문과 연결되어 있지만, 문서를 고칠 때마다 화면에 즉시 반영되지는 않습니다. 어디를 고쳤는지에 따라 업데이트 방법을 고르면 금방 해결됩니다.

목차 글자를 고치기 전에 본문 제목부터 확인하세요

자동 목차의 항목은 본문에 적용된 ‘제목 1’, ‘제목 2’ 같은 스타일을 바탕으로 만들어집니다. 목차에서 항목 이름을 직접 고쳐도 다음에 전체 목차를 업데이트하면 본문 제목을 기준으로 다시 표시됩니다. 예를 들어 목차의 ‘점검 주기’를 ‘정기 점검 시기’로 바꾸고 싶다면, 먼저 본문에 있는 해당 제목을 수정해야 합니다.

제목을 클릭한 뒤 워드의 ‘홈’ 탭에서 스타일을 확인하세요. 큰 단원은 ‘제목 1’, 그 아래 항목은 ‘제목 2’, 더 세부적인 항목은 ‘제목 3’으로 지정하면 계층이 잡힙니다. 글씨만 굵게 하거나 크기를 키운 문장은 제목처럼 보여도 자동 목차에서 빠질 수 있습니다. 반대로 목차에 원치 않는 문장이 들어왔다면 그 문단에 제목 스타일이 적용되어 있는지 확인하고 알맞은 스타일로 바꾸면 됩니다.

이를테면 20쪽짜리 차량 관리 안내서에서 ‘타이어 관리’를 제목 1, ‘공기압 확인’을 제목 2로 지정하면 목차에서도 두 항목의 관계가 드러납니다. 제목 수준이 뒤섞이면 목차 들여쓰기까지 어색해지므로, 글꼴을 손보기 전에 본문 구조를 먼저 바로잡는 편이 빠릅니다.

워드 목차 편집방법에서 가장 자주 쓰는 업데이트

본문 제목을 수정했다면 목차 안을 클릭하거나 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 ‘목차 업데이트’ 또는 ‘필드 업데이트’를 선택합니다. 대화 상자에는 보통 ‘페이지 번호만 업데이트’와 ‘전체 목차 업데이트’가 나타납니다. 메뉴 이름은 워드 버전에 따라 조금 다르게 보일 수 있지만 두 선택지의 용도는 같습니다.

• 본문 분량이 늘거나 줄어서 위치만 바뀌었다면 ‘페이지 번호만 업데이트’를 선택합니다.
• 제목의 문구를 바꾸거나 항목을 추가·삭제하고 제목 수준까지 수정했다면 ‘전체 목차 업데이트’를 선택합니다.

가령 사진 두 장을 추가해 ‘엔진오일 교체’ 항목이 8쪽에서 9쪽으로 밀렸다면 페이지 번호만 갱신해도 됩니다. 하지만 ‘엔진오일 교체’를 ‘엔진오일 교체 주기’로 고쳤다면 전체 목차를 갱신해야 새 문구가 반영됩니다. 헷갈릴 때는 전체 목차 업데이트를 선택하고 결과를 확인하면 됩니다.

목차 자체가 선택되지 않거나 업데이트 항목이 보이지 않는다면 처음에 ‘수동 목차’를 넣었을 가능성도 있습니다. 수동 목차는 제목 스타일을 읽어 항목을 자동으로 채우지 않습니다. 계속 편집할 문서라면 기존 목차를 지우고 ‘참조’ 탭의 ‘목차’에서 자동 목차를 삽입하는 편이 관리하기 쉽습니다. Microsoft 지원 안내에서도 자동 목차와 수동 목차의 업데이트 방식이 다르다고 설명합니다.

글꼴과 점선, 표시할 제목 단계 바꾸기

목차 내용은 맞는데 모양이 마음에 들지 않을 때도 있죠. 데스크톱 워드에서는 ‘참조’ 탭의 ‘목차’에서 ‘사용자 지정 목차’를 열면 페이지 번호 표시 여부, 오른쪽 맞춤, 항목과 번호 사이의 점선, 표시할 제목 수준을 조절할 수 있습니다. 예를 들어 2단계까지만 보이게 설정하면 제목 3에 해당하는 세부 항목은 목차에서 빠집니다. 본문 제목이 삭제되는 것은 아닙니다.

목차 글꼴이나 줄 간격을 바꾸려면 같은 창에서 ‘수정’을 선택하고 변경할 목차 수준의 스타일을 고릅니다. 목차 1은 첫 단계 항목, 목차 2는 그 아래 단계 항목의 모양을 담당합니다. ‘수정’ 버튼이 비활성화되어 있다면 서식 선택을 ‘사용자 지정 스타일’로 바꿔 확인할 수 있습니다. 목차의 글자를 일일이 선택해 꾸미는 것보다 스타일을 고치면 같은 단계의 항목에 서식이 고르게 적용됩니다.

표지와 본문이 분리된 보고서라면 페이지 번호가 시작되는 위치도 함께 살펴야 합니다. 목차에 보이는 숫자는 문서의 페이지 번호 설정을 따르므로, 번호 자체가 예상과 다르다면 목차의 숫자를 직접 입력하기보다 본문의 페이지 번호 설정을 고친 다음 목차를 업데이트해야 합니다.

항목이 빠지거나 예전 내용이 남을 때 점검할 곳

새 제목이 목차에 나타나지 않으면 그 문단에 제목 스타일이 적용됐는지 먼저 확인합니다. 제목 스타일이 맞는데도 보이지 않는다면 사용자 지정 목차의 ‘표시 수준’이 해당 단계까지 포함하는지도 봐야 합니다. 예를 들어 표시 수준을 2로 설정한 목차에는 제목 3 항목이 나오지 않습니다. 설정을 고친 뒤 전체 목차를 업데이트하면 됩니다.

반대로 삭제한 제목이 남아 있다면 목차만 오래된 상태일 수 있습니다. 본문에서 해당 문구가 정말 삭제됐는지 확인한 다음 전체 목차를 갱신하세요. 출력하거나 파일을 공유하기 직전에는 마지막 페이지를 포함해 문서 배치가 바뀌기 쉽습니다. 이때 목차를 한 번 더 업데이트하고 실제 항목 몇 개를 눌러 위치를 확인하면 작은 오류를 줄일 수 있습니다.

목차 편집은 결국 본문 제목을 고치고, 필요한 범위만 업데이트하고, 목차 스타일로 모양을 맞추는 순서입니다. 문서가 길수록 제목 스타일을 처음부터 일정하게 쓰는 습관이 나중의 편집 시간을 크게 아껴 줍니다.