구글 문서 공유 하는법 권한에 맞게 설정하는 방법
회의 자료를 함께 고치려고 보냈는데 상대방이 “읽기만 돼요”라고 답하는 일이 꽤 있습니다. 구글 문서에서는 문서를 보내는 방식뿐 아니라 상대에게 어떤 권한을 줬는지가 중요합니다. 공유 창에서 받는 사람과 권한을 먼저 정하면 이런 상황을 줄일 수 있습니다.
이메일로 특정 사람에게 공유하는 방법
가장 안전하게 시작하기 좋은 방법은 상대의 이메일 주소를 지정하는 것입니다. 컴퓨터에서 문서를 연 뒤 오른쪽 위의 ‘공유’를 누르세요. ‘사용자 및 그룹 추가’ 칸에 이메일 주소를 입력하고, 이름 옆의 권한을 선택한 다음 ‘보내기’를 누르면 됩니다. 여러 명이 함께 일한다면 이메일 주소를 차례로 추가하거나 Google 그룹을 지정할 수도 있습니다.
권한은 세 가지입니다. ‘뷰어’는 내용을 읽을 수 있고, ‘댓글 작성자’는 본문을 직접 고치지 않으면서 의견을 남길 수 있습니다. ‘편집자’는 문서 내용을 수정할 수 있습니다. 예를 들어 회의록을 함께 작성할 동료에게는 편집자, 문구를 검토할 팀장에게는 댓글 작성자, 최종본을 읽을 사람에게는 뷰어가 어울립니다. 구글 드라이브 고객센터 안내에 따르면 뷰어와 댓글 작성자는 기본적으로 다운로드도 가능하므로, 읽기 권한이 곧 복사 방지를 뜻하는 것은 아닙니다.
보내기 전에 ‘사용자에게 알림’ 항목도 확인해 두면 좋습니다. 알림을 켜면 상대에게 이메일이 가고, 끄면 별도 알림 없이 권한만 부여됩니다. 알림을 껐다면 메신저 등으로 문서가 공유됐다는 사실을 알려줘야 상대가 바로 찾을 수 있습니다.
링크로 공유할 때는 공개 범위를 먼저 확인하기
받는 사람이 많거나 메신저로 문서를 전달해야 한다면 링크 공유가 편합니다. ‘공유’ 창의 ‘일반 액세스’에서 기본값인 ‘제한됨’을 ‘링크가 있는 모든 사용자’로 바꾸고, 뷰어·댓글 작성자·편집자 중 권한을 고릅니다. 그다음 ‘링크 복사’를 눌러 전달하면 됩니다. 메뉴의 ‘완료’ 버튼까지 눌러 설정이 반영됐는지도 확인하세요.
여기서 ‘제한됨’은 초대받은 사람만 열 수 있다는 뜻입니다. 반면 ‘링크가 있는 모든 사용자’를 선택하면 링크를 전달받은 다른 사람도 문서에 접근할 수 있습니다. 특히 이 상태에서 편집자를 선택하면 링크를 가진 사람이 내용을 바꿀 수 있으니 주의가 필요합니다. 발표 자료처럼 널리 읽히되 수정할 필요가 없는 문서라면 뷰어가 적절합니다. 개인정보나 계약 내용이 담긴 문서라면 이메일로 대상을 지정하는 편이 낫습니다.
회사나 학교 계정에서는 조직의 관리자 설정 때문에 외부 공유나 전체 링크 공개 옵션이 보이지 않을 수 있습니다. 이때는 문서 오류로 단정하기 전에 계정 종류와 조직의 공유 정책을 확인하는 게 빠릅니다.
휴대전화에서 공유하고 권한 바꾸는 방법
휴대전화에서는 구글 드라이브 앱에서 해당 문서 옆의 점 세 개 모양 ‘더보기’를 누른 뒤 ‘공유’로 들어갈 수 있습니다. 이메일 주소를 입력하고 권한을 고른 뒤 보내면 특정 사람에게 공유됩니다. 링크 공개 범위를 바꾸려면 ‘더보기’에서 ‘액세스 관리’를 열고, ‘일반 액세스’의 ‘변경’을 누르세요. ‘제한됨’과 ‘링크가 있는 모든 사용자’ 중 원하는 범위를 선택할 수 있습니다.
메뉴 이름이나 위치가 앱 버전에 따라 조금 다르게 보일 때도 있습니다. 이럴 때는 ‘공유’, ‘액세스 관리’, ‘일반 액세스’라는 항목을 순서대로 찾으면 됩니다. 이동 중에 급히 문서를 보낼수록 권한을 편집자로 둔 채 링크를 복사하지 않았는지 한 번 더 보는 습관이 유용합니다.
상대가 문서를 못 열거나 수정하지 못할 때
“액세스 권한이 필요합니다”라는 메시지가 뜬다면 먼저 상대가 어떤 구글 계정으로 로그인했는지 확인하세요. 개인 계정과 회사 계정을 함께 쓰는 사람은 공유받은 주소와 다른 계정으로 문서를 열 때가 많습니다. 공유 창의 ‘액세스 권한이 있는 사용자’에 상대 이메일이 정확히 들어 있는지도 살펴봐야 합니다. 링크만 보냈더라도 일반 액세스가 ‘제한됨’이라면 초대받지 않은 사람은 열 수 없습니다.
문서는 열리는데 수정할 수 없다면 뷰어 또는 댓글 작성자 권한일 가능성이 큽니다. 문서 소유자가 공유 창에서 상대 이름 옆의 권한을 편집자로 바꾸고 저장하면 됩니다. 반대로 협업이 끝났다면 같은 화면에서 권한을 뷰어로 낮추거나 ‘액세스 권한 삭제’를 선택할 수 있습니다. 링크 공개를 멈추려면 일반 액세스를 다시 ‘제한됨’으로 바꾸세요.
공유 폴더 안에 있는 문서는 폴더 권한의 영향을 받을 수 있습니다. 특정 문서의 권한만 낮추려는데 변경이 안 된다면 상위 폴더가 누구에게 공유돼 있는지 확인해 보세요. 저는 문서를 보낼 때마다 받는 사람, 공개 범위, 권한 세 가지만 차례로 확인하는 편입니다. 몇 초 더 걸리지만 잘못 열리거나 뜻밖에 수정되는 일을 막는 데 그만한 가치가 있습니다.
